Nový zaměstnanec, software nebo větší sklad mohou firmě pomoct růst. Každý pravidelný výdaj ale zároveň ukrajuje z měsíčního rozpočtu. Než se k němu zavážete, vyplatí se ověřit, zda ho firma zvládne i ve slabším období.
Nejdřív si ověřte, zda nový náklad ustojí i slabší období
Silný měsíc umí být zrádný. Stačí větší zakázka, několik faktur zaplacených najednou nebo sezonní špička a firma působí finančně mnohem silněji, než jaká je její běžná realita. Pokud právě v tu chvíli přidáte nový pravidelný výdaj, můžete si vytvořit závazek, který bude v horších měsících nepříjemně těsný.
Podívejte se proto na posledních šest až dvanáct měsíců a vyberte tři nejslabší. Neřešte jen obrat. Zajímejte se o to, kolik peněz firmě po uhrazení běžných výdajů skutečně zůstalo. Tento údaj vám napoví víc než nejlepší měsíc roku.
Zkuste si sepsat:
- kolik peněz zbývalo po zaplacení fixních nákladů,
- zda jste některé platby přesouvali do dalšího měsíce,
- kolik činily mimořádné výdaje,
- zda by nový náklad firma zvládla bez zásahu do běžného provozu.
Pokud by vás nový závazek dostal ve slabším měsíci téměř na nulu, buďte opatrní. Ne že by firma výdaj nezvládla vůbec, ale pozor na to, aby vám nezůstalo příliš málo prostoru pro běžné výkyvy.
Dejte novému nákladu zkušební dobu
Jedna z nejpraktičtějších metod je překvapivě jednoduchá: začněte nový výdaj několik měsíců „platit“, i když ho ještě nemáte. Pokud uvažujete například o službě za 15 000 Kč měsíčně, odkládejte si tuto částku bokem a nesahejte na ni.
Po dvou nebo třech měsících uvidíte, jak firma na nový režim reaguje. Pokud peníze nechybí a nemusíte kvůli nim posouvat jiné platby, je to poměrně dobrý signál, že závazek dává smysl. Jestli ale každý měsíc část vracíte zpět do provozu, protože bez ní nevycházíte, dostáváte varování včas a bez sankcí za předčasné ukončení smlouvy.
Takový test funguje dobře hlavně u nákladů, které mají být dlouhodobé: nájem větších prostor, nový pracovník, pravidelná marketingová služba nebo dražší software. Navíc si během zkoušky vytvoříte částku, kterou později můžete použít na kauci, zavedení systému nebo první měsíc provozu.
Počítejte s celou cenou, ne s částkou v nabídce
Nový pravidelný výdaj málokdy stojí jen tolik, kolik vidíte na první faktuře. U zaměstnance neřešíte pouze mzdu. U softwaru může přibýt implementace, školení nebo další licence. Větší kancelář zase znamená vyšší energie, vybavení, úklid a často i další služby.
Před rozhodnutím si proto rozepište všechny náklady, které s novinkou souvisí:
- jednorázové zavedení nebo pořízení,
- pravidelné měsíční poplatky,
- servis a údržbu,
- čas lidí, kteří se budou změně věnovat,
- náklady, které se mohou objevit až později.
Poslední bod bývá nejčastěji přehlížený. Levný systém může po půl roce vyžadovat dražší tarif, pronájem skladu může zdražit dopravu, nový pracovník potřebuje techniku, pracovní místo nebo zaučení. Reálná měsíční částka tak může být citelně vyšší, než jste čekali na začátku.
Pokud část investice pokrývá půjčka pro podnikatele, započítejte do měsíčních nákladů také celou splátku a současně počítejte s tím, že výnos z investice nemusí přijít okamžitě.
Prověřte, co udělá zpožděná platba od klienta
Řada firem nemá problém s tím, kolik vydělává, ale s tím, kdy peníze skutečně dostane. Faktura může být vystavená včas, zakázka dokončená, a přesto přijdou peníze na účet o několik týdnů později. Pravidelné výdaje ale mezitím odcházejí bez ohledu na to, zda už klient zaplatil.
Proto si udělejte krátký stresový test. Co se stane, když dva větší klienti zaplatí o měsíc později? Co když přijde slabší období a zároveň bude nutné uhradit DPH, servis auta nebo opravu techniky? Zvlášť u firem s několika velkými odběrateli má takový scénář smysl, protože jediná opožděná faktura může na pár týdnů výrazně změnit dostupnou hotovost.
Stačí jednoduchá tabulka se třemi variantami:
- běžný měsíc,
- slabší měsíc,
- měsíc se zpožděnou úhradou větší faktury.
U každé varianty si napište, kolik peněz skutečně přiteče na účet a co musí bezpodmínečně odejít. Pokud nový výdaj ve všech třech scénářích stále dává prostor pro normální provoz, máte mnohem přesnější podklad pro rozhodnutí.
Sledujte, co konkrétně nový výdaj přinese
Ne každý náklad musí přímo vydělat víc peněz. Některé investice šetří čas, snižují chybovost nebo uvolní kapacitu majitele firmy. I tak byste ale měli vědět, proč je zavádíte.
U nového nákladu si předem stanovte dva nebo tři ukazatele, které po několika měsících zkontrolujete. U softwaru to může být počet hodin strávených administrativou. U skladu množství zakázek, které dokážete odbavit. U externí služby zase čas, který získáte pro obchod nebo péči o klienty.
Stejně postupujte, pokud změnu financuje podnikatelský úvěr. Náklad na splácení poběží dál i v případě, že přínos přijde později, než jste čekali. O to důležitější je předem vědět, podle čeho budete hodnotit, zda se investice opravdu osvědčila.
Předem si stanovte, kdy výdaj znovu přehodnotíte
Nejhorší pravidelný náklad není nutně ten nejvyšší. Horší je ten, který platíte dlouho ze zvyku, i když už firmě skoro nic nepřináší. Proto si při zavedení nového výdaje rovnou určete datum kontroly. Třeba za tři, šest nebo devět měsíců.
Při kontrole se vraťte k číslům a porovnejte očekávání s realitou. Zeptejte se, zda výdaj firmě skutečně ušetřil čas, zvýšil kapacitu, zjednodušil provoz nebo přinesl více zakázek. Pokud ne, zjistěte proč. Někdy potřebuje změna víc času, jindy je lepší náklad upravit nebo úplně ukončit.
